システムを作るプロジェクトで、どうしてもあるべき論から離れてしまい、実務の細かい例外事項に引っ張られてしまいます。解決策は？

現場社員の便宜を考えてシステム化しようとプロジェクトを走らせたところ、どうしても現状の担当者目線に引っ張られて、あるべき論から離れてしまう問題点に頭を痛めていた経営者からの相談です。考え方と対策が求められた問題です。両者を詳説します。

ここでは２つの問題点があります。第一はまずシステム化の前に主導でプロセスを固めて、安定的な運用ができる状態を構築することです。それをシステムに移し替えれば良いのです。第二にあるべき論からシステムのプロセスを洗い出してルール、承認、できる限り例外を出さずに済む運用の見直しを行ってそれを第一で述べた手動システムとして運用してバグ出しをしたうえでシステム化することです。

担当者は自分が行っている業務を、目的意識や活用され方などを考慮せずにそれが正しいものとして進めがちですが、それではいけません。あるべき論で「誰にどう役立つのか？そのために何が必要か？」を考えながらゼロベースで業務を見直して全体とのバランスを考えて業務整理をしたうえで、関係者全員の便宜が図れるプロセスを検討することが大事です。そうすれば問題点が検出されてより正しいプロセスが構築できます。

日ごろから仕事は「誰にどう役立つのか？どうすればより効率的か？」を考えながら全体を意識して自分の業務を全体とのかかわりを意識して行うように指導しましょう。そうすればこのような問題は発生しづらくなります。

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