我が社の会議は報告事項が時間のほとんどを占めて意見を言う人があまりいません。どうすればよいでしょうか？

この質問は自社の会議の進め方や内容が無駄なのではないかと思っていた幹部社員からの質問です。会議の目的や意義そしてあるべき進め方について問われた問題です。

会議は考え方や意見、立場が違う人たちが一堂に会してそれぞれの意見を戦わせて全体最適を図る事を目的にコンセンサスを得る場です。したがって参加者は各人が利益代表として意見を主張する必要がありますし、そこでの議論は全体最適を目指しての調整を図るためのものでなければいけません。

報告中心でかつ社長が自らの考え方を伝える場としての会議もそれはそれで意義があります。しかし幹部が集まり一定の時間をかけて会議を行なうのであれば大変なコストがかかっています。

社長の意見を聞くにしても社員から質問や意見が出なければもったいないので、意見が出る場づくりが大事です。そのためには会議のルールとして以下が必要です。
・意見は役職が低い人から出して社長は最後に出す。
・会議の目的・意義は事前に伝えて参考資料は参加者は事前に目を通して意見を戦わす。
・会議では全体最適のための利害調整の場とする。

会議は準備が大事です。議題に対して、関連するルールを参加者に示してその前提で参加者各人の立場上の問題点や論点を整理して参加者がそれらを踏まえて議論することで利害調整が図れます。くれぐれも声が大きい人の意見に左右されることがないように議長は論点整理をしながら利害調整を図る必要があります。


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