部課長の役割をISOでどう表わしたらよいでしょうか?

質問の内容と背景


この会社は各役職の役割が示されていないことが問題になっていました。
その中でISO9001の会議上で出た質問です。

業務フローを確認しているときに、各役職の承認が必要なプロセスで
何を承認するかが明示されていませんでしたので、そこで役割を明示すればいいと
なりました。

今回はISO9001で役職ごとの責任権限をどうすればうまく表せるかをご説明します。

ISOで役職ごとの責任・権限をどう示すか?

ISO9001のメリットと役職者の責任権限の関係とは?

ISO9001は品質マネジメントシステムです。品質を作りこむマネジメントシステムの
国際規格です。

品質を作りこむために注意すべき項目が規定されておりそれに基づいて、自社の仕組みを作りこめば
国際規格のレベルの品質が作りこめるというものです。

その作成プロセスで役職者別の役割をどう規定するかが今回の問題です。

ISO9001は暗黙知を形式知にすることができるというメリットを持っています。
それを今回のテーマである役職者の役割と掛け合わせればいいのです。

業務フローでの役割規定について

その会社の品質マニュアルはフローチャート上で説明されています。
右のページにフローチャートを書いて、左のページにその解説を書くのです。

ここにフローチャ-トは右の欄は役職を示し縦の欄が仕事の流れを示しています。
そうするとこの欄で表現するには課長の欄や部長の欄にもうけられている業務プロセスで
やるべき役割を記入してそれをするためのインプット、活動、アウトプットを示せばいいのです。

そうすれば役職別の仕事内容が記述されてわかりやすく表現されます。

具合的な事例で表現するとどうなるか?

事業計画のギャップ分析に関して部長と課長それぞれの承認・検討欄があります。
部長は戦略上の可能かどうかの承認であり、課長は技術上の承認といったように、
役割の違いが明示されて来ればいいのです。

展開内容

ISO9001はアウトプットで具体的な帳票を示して、責任権限が果たされたかどうかを
検証できる仕組みになっていますので、今回の審査をうまく利用して、各役職の責任権限が
果たされたかどうかを表現できる帳票をこの際設計してISOを利用して会社の課題を解決しよう
となりました。

そこで問題です。
責任権限が果たされたかどうかを帳票でどう表現すればいいですか?

A:各役職の承認欄で承認すべき検討項目を定義して、それが判断できる項目の検討プロセスが
すべて確認できる帳票を設計する

B:帳票に責任権限が果たせたかを表現するのは無理なので、規定に譲り判断基準だけを
各プロセスに規定する。運用は人事評価で行う。










答え











答えはAです。
実際に帳票で表現種るとなると難しいですが、
実際に行っている会社がありますし、工夫次第で何とかなります。
本質を考えると実は意外とシンプルですので、チャレンジしてみましょう。

今日から出来る実践

業務フローを書いてみましょう。

本日の実践は業務フローと業務記述書の作成です。
横軸に役職を書いて左から右へと役職の上位者になる等にしてください。
縦軸は仕事の流れです。
そうしますと各役職のところを上から下に見ていくと自分がやるべき仕事が分かるようになっています。
各プロセスでインプット、活動、アウトプットを希求して、整理してみてください。
そして見開きの左が業務フローで右が業務記述所になります。各プロセスに番号を振って
その番号ごとに具体的な業務内容を記述して整理しましょう。

このような活動を通じて業務の見える化が進み理解が深まります。


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